Surat Elektronik: Pengertian, Macam, Jenis, Sejarah dan Bagian

By

surat elektronik

Di jaman milenial seperti saat ini, semua orang menginginkan hal yang serba praktis. Hal tersebutlah yang membuat banyak sekali orang yang berlomba-lomba untuk menciptakan sebuah inovasi baru untuk mempermudah pekerjaan umat manusia. Salah satunya adalah dengan menciptakan surat elektronik atau yang kita kenal dengan e-mail.

Nah, bagi kamu yang penasaran dengan apa yang dimaksud dengan surat elektronik atau email dan juga bagaimana sejarah terbentuknya email, pada kesempatan kali ini Mastekno akan memberikan ulasan tentang surat elektronik mulai dari pengertian, sejarah, hingga ke bagian-bagiannya.

 

Pengertian Surat Elektronik

pengertian email

Surat elektronik (elektronik email) atau yang biasa kita kenal dengan e-mail adalah sebuah media yang digunakan oleh umat manusia untuk mempermudah pekerjaannya terutama dalam melakukan pengiriman pesan atau berkas yang diperlukan dengan cara melalui media internet.

Tidak hanya berkas dalam bentuk tulisan saja, akan tetapi melalui e-mail atau surat elektronik kita juga bisa mengerimkan berkas dalam bentuk lain, seperti gambar, video dan lain-lain.

Baca Juga: Cara Membuat Email.

Selain itu, dengan menggunakan surat elektronik kita juga tidak lagi perlu repot-repot mencari prangko agar surat tersebut dapat terkirim dan juga kita tidak perlu capek-capek lagi untuk pergi ke kantor pos untuk mengirimkan surat.

Dan tentunya kita tidak perlu lagi menunggu waktu yang lama agar surat tersebut dapat diterima selagi kita memiliki jaringan internet yang lancar.

 

 

Sejarah Surat Elektronik

sejarah surat elektronik

Surat elektronik atau e-mail pertama kali digunakan pada tahun 1960-an. Dan kemudian pada akhir tahun 1971 untuk pertama kalinya konsep dari e-mail telah diperkenalkan, dan orang yang memperkenalkannya bernama Ray Tomlinson yang pada saat itu merupakan seorang computer engineer.

Pada waktu itu Roy masihlah seorang karyawan di Bolt, Beranek, dan Newman (BNN) yang merupakan lembaga pertahanan milik Amerika. Di tempat itulah Ray membuat sebuah eksperimen untuk menciptakan sebuah program yang kemudian ia beri nama SNDMSG.

Karena pada waktu jaringan masih berupa kumpulan dari beberapa komputer dan belum ada jaringan internet, Ray hanya merancang SNDMSG agar dapat meninggalkan pesan di dalam komputernya sehingga orang-orang dapat membaca pesan yang berada di dalam komputernya itu.

Karena belum puas dengan hasil eksperimen yang telah ia buat, Ray pun melanjutkan hasil eksperimennya itu dengan memakai file protokol yang kemudian di beri nama CYPNET.

Dengan adanya file protokol tersebut membuat SNDMSG dapat mengirimkan pesan dari satu komputer ke komputer yang lainnya dengan menggunakan jaringan ARPANET. Dan kemudian hal tersebut menjadi tonggak awal terciptanya e-mail.

Baca Juga: Cara Membuat Email di Laptop.

Dan pesan yang pertama kali dikirimkan melalui e-mail adalah pesan yang dikirimkan oleh Ray dan berisikan “QWERTYUIOP”.

Dan kemudian setelah itu, pada tahun 1972, Ray memperkenalkan sebuah ion terbaru yakni “@” (at : pada) yang digunakan sebagai sebuah identitas di dalam e-mail. Tidak hanya itu, simbol “@” juga digunakan sebagai pemisah antara user id dengan domain pada email.

Contoh dari penggunaan “@” pada alamat e-mail adalah “safira@gmail.com”.

Penjelasan :

  • Safira : merupakan nama dari pengguna atau username atau juga bisa dikatakan sebagai kotak surat yang akan dituju dalam mailserver.
  • gmail.com : merupakan nama dari mailserver yang digunakan atau tempat dari sebuah e-mail tersimpan. gmail merupakan sub domain, .com merupakan pertanda bahwa domain yang digunakan termasuk ke dalam kategori komersial atau bisnis.

Penggunaan dari nama pengguna dibebaskan dengan ketentuan nama atau alamat tersebut belum digunakan oleh orang lain. Jadi untuk mengatasi username yang telah digunakan, kamu dapat menggunakan singkatan nama ataupun penambahan nomor pada username.

Dengan adanya fitur yang sangat membantu umat manusia tersebut, pada tahun 1980-an e-mail dipublikasikan dan kemudian dapat digunakan dan dinikmati oleh semua orang.

Akan tetapi di sisi lain, banyak sekali perusahaan pos yang berada si seluruh penjuru dunia mengalami kebangkrutan, hal tersebut karena banyak dari pelanggan mereka yang tadinya menggunakan jasanya untuk mengirimkan surat sekarang beralih menggunakan e-mail karena lebih praktis untuk digunakan.

 

 

Manfaat Surat Elektronik

manfaat surat elektronik

Ada banyak sekali manfaat yang diperoleh dengan menggunakan e-email, dan hal tersebutlah yang menyebabkan e-mail digandrungi oleh banyak orang mulai dari awal perilisannya hingga sampai saat ini. berikut ini adalah manfaat dari penggunaan e-mail :

  • Dapat digunakan untuk melakukan pengiriman dan penerimaan pesan secara virtual.
  • Dapat mengirim dan menerima pesan dalam bentuk file, dokumen, gambar, bahkan video, dan audio juga dapat dikirimkan melalui e-mail.
  • Dapat digunakan sebagai identitas diri seseorang.
  • Alamat e-mail juga bisanya digunakan untuk mendaftarkan diri ke berbagai macam situs.
  • Dapat dijadikan sebagai media promosi.

 

 

Kelemahan Surat Elektronik

kelemahan surat elektronik

Meskipun memiliki segudang manfaat, tetapi bukan berati e-email atau surat elektronik tidak memiliki kelemahan. Berikut ini adalah beberapa kelemahan dari surat elektronik :

  • Dapat dimanfaatkan sebagai sasaran penyadapan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
  • Salah tujuan dalam pengiriman pesan karena kesalahan dalam pengisian alamat yang dituju.
  • Dijadikan sebagai pemalsuan identitas.
  • Banyaknya pesan masuk yang berisikan sampah dalam bentuk iklan komersial di dalam e-mail.
  • Tidak jarang juga respons yang didapatkan lambat karena banyak orang yang tidak intens dalam membuka atau mengecek.

 

 

Macam Macam Surat Elektronik

macam-macam surat elektronik

Semakin semakin berkembangnya jaman dan juga semakin banyaknya orang yang menggunakan surat elektronik, menyebabkan banyak sekali perusahaan yang berlomba lomba dalam menciptakan dan juga memasarkan surat elektronik. Berikut ini adalah beberapa macam surat elektronik :

 

1. Gmail (gmail.com)

Gmail merupakan sebuah layanan e-mail yang berasal dari google.com, dimana kapasitas penyimpanan di dalamnya tidak terbatas. Ada beberapa kelebihan dari gmail, seperti:

  • Penyediaan ruang penyimpanan yang tidak terbatas.
  • Memiliki banyak sekali fitur di dalamnya yang tentunya sangat bermanfaat bagi para penggunanya. Salah satu contohnya adalah adanya fitur POP dan IMAP yang dapat diguankan dalam melakukan pemakaian e-mail Client.

 

2. Yahoo Email Service (Ymail.com)

Yahoo merupakan salah satu perusahaan yang merintis penggunaan layanan e-mail secara gratis bagi para penggunanya.

Kelebihan

  • Memiliki fitur chatting di dalamnya yang dapat digunakan dengan aplikasi instan yang diberi nama messenger atau YM.
  • Sama dengan gmail, yahoo juga memiliki penyimpanan yang tidak terbatas.

Kekurangan

  • Tidak adanya fitur POP dan IMAP di dalam yahoo internasional yang menggunakan TLD (Top Level Domain).
  • Fitur TOP dan IMAP hanya terdapat di dalam yahoo regional saja seperti Yahoo.co.id untuk negara indonesia.

 

3. Aim Mail (dashboard.aim.com/aim)

Kelebihan

  • Memiliki penyimpanan ruang yang tidak terbatas.
  • Memiliki perlindungan spam atau sampah yang bagus.
  • Memiliki tampilan pengguna yang mubah dipahami dan juga digunakan oleh para penggunanya.
  • Memiliki akses POP dan IMAP yang bebas.

Kekurangan

  • Tidak memiliki fitur untuk melakukan pelabelan, folder dan juga pembagian surat.

 

4. Windows Live Hotmail (hotmail.com)

Kelebihan

  • Memiliki fitur pencarian pesan yang cepat.
  • Memiliki sistem keamanan yang bagus.
  • Tampilan pengguna yang mudah dimengerti dan juga digunakan.
  • Adanya proses scanning vitus se5tiap terdapat pesan atau e-mail yang masuk, sehingga akan menjadi lebih aman.

Kekurangan

  • Karena terlalu bayak fitur yang ada di dalamnya, membuat situs yang satu ini memiliki kecepatan akses yang lambat.
  • Penyimpanan yang tersedia hanyalah 5 GB saja.

 

5. GMX Mail (gmx.com)

Selain gmx.com, GMX Mail juga memiliki gmx.net. Akan tetapi sejak tahun 2006, gmx.net hanya bisa digunakan oleh para penggunanya yang berada di luar Swiss dan Jerman.

Kelebihan

  • Memiliki fitur POP yang baik seperti layanan pada IMAP.
  • Dengan menggunakan GMX Mail, kita juga masih bisa menggunakan atau membaca Kan e-mail yang lain seperti gmail, yahoo, dan lain-lain.
  • GMX Mail juga memiliki scanning virus terhadap email yang masuk, sehingga e-mail kalian menjadi lebih aman.

Kekurangan

  • Memiliki ruang penyimpanan yang kecil, yakni hanya 5 GB saja.

 

6. Inbox.com

Kelebihan

  • Para pengguna atau pemilik akun inbox.com akan diberikan hompage pribadi dan juga
  • Online Photosharing yang memiliki kapasitas penyimpanan sebesar 30 GB.

Kekurangan

  • Bagi para penggunanya yang berada di Amerika Serikat, Kanada, dan Inggris hanya diberikan kapasitas penyimpanan sebesar 5 GB Djaja.
  • Dan bagi negara selain di atas hanya diberikan ruang penyimpanan sebesar 2 GB saja.

 

7. Mail.com

Kelebihan

  • Sangat cocok digunakan sebagai sebuah nama domain pada alamat e-mail.
  • Para penggunanya dibebaskan memilih berbagai macam domain pada e-mail yang ingin mereka gunakan.

Kekurangan

  • Memiliki sistem keamanan yang kurang baik.

 

8. My Own Email (myownemail.com)

Kelebihan

  • Para penggunanya diberikan kebebasan untuk melakukan pemilihan terhadap beberapa nama domain yang ingin mereka gunakan pada akun e-mail mereka.
  • Memiliki beberapa fitur yang sangat bermanfaat bagi para penggunanya seperti Encrypt outgoing messages, Unlimited Signatures, Priority Notification, Signature Files, SpamFilter, dan yang lainnya.

Kekurangan

  • E-mail yang masuk hanya dibatasi sebanyak 50 pesan saja.

 

9. Easy.com

Kelebihan

  • Terdapat kalender di dalamnya.
  • Tidak berbayar.

Kekurangan

  • Penyimpanan yang disediakan hanya sebesar 3 MB.

 

10. Hust Mail (hustmail.com)

Jika kamu ingin menggunakan e-mail yang satu ini, kamu harus menginstal aplikasi Hust Encriptio Engine di komputer kamu sebelum melakukan pendaftaran.

Kelebihan

  • Tidak berbayar.
  • Terdapat oditur enkripsi sehingga e-mail yang kamu kirimkan atau kamu terima menjadi lebih aman.

 

12. My RealBox (myrealbox.com)

Kelebihan

  • Tidak berbayar
  • Para pengguna dari e-mail yang satu ini dapat ,mengecek e-mail yang masuk melalui program e-mail Clint
  • Memiliki IMAP server yang sama dengan yang digunakan pada Hotmail

Kekurangan

  • Ruang penyimpanan yang di sediakan hanya sebesar 10 MB.

 

13. Postmater (postmaster.co.uk)

Kelebihan

  • Terdapat fitur yang dapat digunakan untuk forum diskusi, poling, dan kartu ucapan.

Kekurangan

  • Penyimpanan yang disediakan hanya sebesar 3 MB.

 

14. Softhome (softhome.net)

Kelebihan

  • Mudah digunakan.

Kekurangan

  • Memiliki loading yang lebih lambat.

 

15. Eramuslim (mail.eramuslim.com)

Kelebihan

  • Menyediakan tampilan dan juga berita seputar islam.
  • Berbahasa Indonesia.
  • Tidak berbayar.

Kekurangan

  • Ruang penyimpanan yang disediakan hanya sebesar 5 MB

 

16. Disctarra (disctarra.com)

Disctarra merupakan sebuah situs musik yang ada di Indonesia akan tetapi di dalamnya juga terdapat sebuah penyedia layanan e-mail.

Kelebihan

  • Tidak berbayar

 

17. MAIL.RU

Kelebihan

  • Tidak berbayar
  • Dapat melakukan POP3. (Post Office Protocol )

Kekurangan

  • Penyimpanan yang disediakan hanya sebesar 10 GB.

 

18. TELKOM.NET (mail.telkom.net)

Merupakan sebuah layanan e-mail milik Telkom.

Kelebihan

  • Tidak berbayar
  • Karena memiliki server di Indonesia sehingga aksesnya lebih cepat
  • Memiliki tampilan interface berbahasa Indonesia

Kekurangan

  • Penyimpanan yang disediakan hanya sebesar 10 MB.

 

 

Jenis Jenis Surat Elektronik

jenis-jenis surat elektronik

Berikut ini adalah jenis – jenis surat elektronik, antara lain.

 

1. Dari Segi Mekanisme

Berdasarkan dengan segi mekanismenya, surat elektronik dapat dijadikan menjadi 3 jenis , yakni :

 

POP Mail

POP Mail merupakan sebuah e-mail yang bisa di terima melalui Internet Service Provider yang sudah menjadi langganan kita.

Kelebihan

  • Dapat membaca email yang sudah ada meskipun komputer kamu dalam keadaan offline atau tidak mendapatkan akses internet.

Tetapi bagi kamu yang ingin mengecek e-mail masuk dalam keadaan offline , maka kamu harus melakukan beberapa tahap, berikut adalah tahapan-tahapannya:

  1. Pastikan terlebih dahulu kamu telah terhubung oleh server POP mail.
  2. Langkah yang selanjutnya adalah mengunduh dan kemudian mendownload e-mail yang telah tersedia.
  3. Dan langkah yang terakhir adalah dengan mematikan hubungan internet kamu dan kemudian kamu dapat membaca e-mail yang masuk.

Kekurangan

  • Kamu hanya bisa melakukan pengecekan pesan e-mail hanya di tempat-tempat tertentu.
  • Memerlukan aplikasi Email Client agar kamu dapat membaca e-mail dalam keadaan offline.
  • E-mail yang sudah dibaca tidak lagi bisa dibaca di tempat lain.

 

Web Based E-mail

Web Based E-mail merupakan sebuah layanan e-mail yang disediakan oleh situs-situs tertentu seperti gmail, yahoo, dan lain-lain.

Kelebihan

  • Bisa dibuka dimanapun kita berada dan menggunakan media berupa browser apapun.

Kekurangan

  • Agar dapat aduk ke dalam situs dan membaca e-mail yang masuk, kamu harus terhubung dengan jaringan internet.
  • Memerlukan banyak biaya karena memerlukan kuota agar dapat terhubung ke internet.

 

E-mail Forwarding

E-mail Forwarding merupakan sebuah layanan e-mail yang dapat digunakan untuk meneruskan e-mail tang telah diterima menuju ke alamat e-mail lain yang akan di tuju.

Kelebihan

  • Dapat digunakan untuk menyembunyikan alamat e-mail asli.
  • Jika kamu ingin mengganti alam e-mail yang kan di tuju, kamu hanya perlu mengganti alamat e-mail lama dengan alamat e-mail yang baru pada alamat e-mail forwading.

Kekurangan

  • Hanya bersifat perantara.
  • Memerlukan waktu yang lumayan lama dalam melakukan pengiriman pesan, hal tersebut karena pesan tersebut haruslah melalui tahap pengalihan e-mail.

Terdapat beberapa perbedaan antara e-mail yang berbasis POP3 dengan e-mail yang berbasis WEB antara lain adalah sebagai berikut :

perbedaan pop3 dengan web

Bagi kamu yang belum tahu apa itu POP3, POP3 (Post Office Protocol 3) adalah sebuah protokol standar yang digunakan untuk melakukan penerimaan e-mail dengan versi yang paling terbaru. Dengan menggunakan POP3 maka sebuah protokol Clint atau server yang nantinya e-mail tersebut dikirimkan dari server menuju ke e-mail lokal.

 

2. Dari Segi Format Isi

Yang dengan segi format adalah tampilan dari sebuah pesan e-mail yang tersedia. Berdasarkan dengan format isinya, e-mail dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :

 

Plaint Text

Berdasarkan dengan format isinya, e-mail dengan jenis plaint text memiliki tulisan yang diketik hanya berwujud data dengan menggunakan format ASCII (American Standard Code for Information Interchange).

Tidak hanya itu, teks yang ada juga tidak bisa dimodifikasi tampilan atau visualnya, seperti tidak bisa mengganti tulisan menjadi berwarna, menjadi miring, mengubah ukuran teks, dan masih banyak lagi.

 

HTML (HyperText Mark-up Language)

TML (HyperText Mark-up Language) merupakan sebauh bahas standar yang digunakan untuk mengubah atau memodifikasi tampilan konten yang terdapat di dalam internet.

HTML memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut :

  • Dalam melakukan penulisan menggunakan format HTML.
  • Dapat melakukan modifikasi terhadap tampilan visual Sean seperti mengubah ukuran huruf, merubah warna huruf, dan lain-lain sehingga pesan menjadi lebih menarik.
  • Dengan fitur yang seperti itu tentunya HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari pada plaint text.

 

 

Etika Mengirim Sirat Elektronik

etika surat elektronik

Terdapat beberapa etika yang sebaiknya kamu terapkan pada saat melakukan pengiriman surat elektronik kepada orang lain. Berikut ini adalah beberapa etika yang perlu diterapkan dalam mengirimkan surat elektronik :

  1. Salam pembuka
  2. Data diri atau melakukan pengenalan diri
  3. Langsung menuju ke inti pembahasan tanpa perlu berbasa-basi
  4. Menjawab semua pertanyaan yang diajukan
  5. Melakukan pengeditan
  6. Menggunakan subjek yang sesuai
  7. Mengatur prioritas
  8. Hapuslah pesan reply yang tidak diperlukan
  9. Jangan meneruskan e-mail secara berantai
  10. Menghargai dan menghormati privasi orang lain

 

 

Bagian Bagian Pada E-Mail

Terdapat beberapa bagian yang biasanya terdapat di sebuah e-mail. Nah, pada kesempatan kali ini kami akan memberikan contoh dari salah satu situ e-mail yakni gmail.com. jadi langsung saja kita bahas satu persatu bagian-bagian pada e-mail terutama pada situs gmail.com sebagai berikut :

gambar email 1

  • Compose : digunakan jika kamu ingin menuliskan e-mail baru.
  • Starred : digunakan untuk membuka pesan yang telah kamu tandai.
  • Snoozed : digunakan sebagai notifikasi atau pemberitahuan bahwa terdapat e-mail masuk.
  • Sent : digunakan untuk melihat daftar e-mail yang telah berhasil ataupun yang belum.
  • Drafts : berisikan daftar e-mail yang tidak jadi dikirim ataupun yang belum dikirim.
  • Junk : digunakan sebagi tempat untuk memindahkan e-mail yang dianggap tidak penting.

 

gambar email 2

  • Important : berisikan e-mail yang penting.
  • Chats : berisikan pesan yang ada pada google hangout jika kamu menggunakannya.
  • Scheduled : berisikan pesan-pesan yang sudah dijadwalkan untuk dikirim.
  • All main : untuk melihat semua pesan yang ada.
  • Spam : Berisikan pesan sampah dalam bentuk iklan.
  • Trash : berisikan e-mail yang telah kamu buang.
  • Categories : berisikan e-mail berupa iklan baik itu dalam bentuk Social media, promotion ataupun yang lainnya.
  • Manage label : digunakan untuk mengarahkan kamu menuju ke tampilan menu e-mail.

gambar email 3

 

  • Icon orang : berisikan daftar kontak yang telah disimpan di hangout ataupun alamat e-mail.
  • Hangout conversation : merupakan salah satu fitur untuk mengirimkan pesan hangout jika kamu menggunakannya.
  • Phone Calls : fitur yang digunakan untuk melakukan panggilan yang terdapat pada hangout.
  • Google apps (ikon titik yang membentuk kotak) : berisikan aplikasi yang dimiliki oleh google.

 

gambar email 4

  • Compose : digunakan untuk membuat e-mail baru.
  • To : diisi dengan alamat e-mail yang dituju.
  • Subjack : diisi dengan udul e-mail yang akan kalian sampaikan.
  • Ruang kosong putih : diisi dengan pesan yang akan disampaikan.
  • Trash (Ikon sampah) : digunakan untuk membuang e-mail jika kamu tidak jadi mengirim e-mail.
  • Ikon yang berada pada sebelah send : digunakan untuk memberikan lampiran berupa dokumen, foto , ataupun emoji.
  • Send : digunakan untuk mengirimkan pesan kepada alamat e-mail yang dituju.

 

Jadi itulah sedikit ulasan tentang surat elektronik atau e-mail. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kita semua baik sebagai media pembelajaran ataupun untuk menyelesaikan tugas yang diberikan oleh pengajar.


Hasif Priyambudi Mahasiswa Teknik Informatika di Yogyakarta, lebih suka dunia komputer, pemrograman dan aplikasi android.

 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *