√ Pengertian Surat Resmi: Fungsi, Jenis, & Ciri-Ciri Surat Resmi (Lengkap)

Pengertian Surat Resmi: Fungsi, Jenis, dan Ciri-Ciri Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi: Fungsi, Jenis, dan Ciri-Ciri Surat Resmi

Pada kali ini kita akan membahas pengertian, fungsi, jenis, dan ciri-ciri dari surat resmi. Seperti yang kita ketahui bahwa surat resmi merupakan surat yang ditujukan khusus kepada instansi pemerintah atau pihak-pihak tertentu yang menggunakan bahasa baku. Untuk mengetahui lebih jelas lagi mengenai berbagai hal mengenai surat, khususnya dalam hal ini adalah surat resmi, mari kita simak artikel berikut ini.

 

Pengertian Surat Resmi

Apa yang dimaksud dengan surat resmi? Surat resmi atau dalam bahasa inggrisnya yaitu official letter adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi antara yang satu dengan yang lain secara formal/resmi.

Pembuatan surat resmi menggunakan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, seperti penggunaan Bahasa baku, isi surat resmi harus menggunakan kalimat yang efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai dengan keperluannya.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi ini akan tetap dibuat sesuai dengan aturan yang sudah ditentukan. Salah satu contoh dari surat resmi yaitu surat yang digunakan secara pribadi seperti surat undangan pernikahan.

 

Fungsi Surat Resmi

Pada surat resmi sendiri memiliki fungsi khusus yang tidak dapat kita temukan pada jenis surat yang lainnya. Berikut merupakan beberapa fungsi dari surat resmi.

  • Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis yang autentik dalam bentuk dokumen yang dimana isinya dapat dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan.
  • Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan.
  • Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu yang ditujukan untuk perorangan, lembaga, atau organisasi. Oleh karena itu surat resmi perlu untuk didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
  • Sebagai sarana pemberitahuan atau informasi mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya. Misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
  • Dapat juga digunakan sebagai historis dan bukti kronologis.
  • Sebagai pedoman kerja dalam melakukan sesuatu kegiatan atau aktivitas yang dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.

 

Meskipun saat ini teknologi yang canggih dapat dikatakan meredupkan keberadaan surat, seperti email (surat elektronik) atau yang lainnya, namun peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik itu keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan, dan keperluan lainnya.

 

Ciri-Ciri Surat Resmi

Berikut dibawah ini adalah ciri-ciri yang dimiliki surat resmi:

  • Surat resmi dibuat dengan menggunakan Bahasa yang singkat, padat, dan jelas, sehingga mudah dimengerti maksud dan isinya.
  • Surat resmi menggunakan Bahasa baku yang sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
  • Surat resmi bentuknya sangat sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.
  • Surat resmi tidak menggunakan bahasa imlisit, tapi Bahasa eksplisit.
  • Terlampir kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
  • Surat resmi dibutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
  • Di dalam surat resmi selalu dicantumkan perihal tanggal, nomor surat, alamat, tujuan, dan lampiran bila ada.

 

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah kalian membaca lengkap mengenai pengertian, fungsi, dan ciri-ciri, sekarang waktunya untuk mempelajari jenis-jenis surat resmi berikut penjelasan lengkapnya:

1. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank dan lain-lain.

 

2. Surat Perintah

Surat perintah  merupakan surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Seperti surat perjalanan dinas, dan lain-lain.

 

3. Surat Panggilan / Undangan

Surat panggilan / undangan adalah surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan dari pihak kepolisian, dan lain-lain.

 

4. Surat keputusan

Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini masih belum jelas. Biasanya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Seperti keputusan pengangkatan pegawai.

 

5. Surat Permohonan

Surat permohonan ini digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Seperti permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

 

6. Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu yang dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Seperti surat edaran pengumuman libur ujian.

 

Struktur Surat Resmi

Berikut merupakan beberapa bagian yang terdapat di dalam surat resmi.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Di bagian kepala surat terdiri dari :

  • Logo lembaga / instansi
  • Nama lembaga / instansi
  • Alamat, No. Telephone / fax, dan email lembaga / instansi

 

2. Nomor Surat

Pada surat dari lembaga / instansi pasti dilengkapi dengan nomor surat. Nomor surat akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

 

3. Tanggal Surat

Dalam surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Hal ini berfungsi sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut,

 

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran yang berupa dokumen atau hal yang lain yang mendukung surat tersebut.

 

5. Alamat Tujuan

Penulisan alamat pada surat singkat saja, karena biasanya alamat yang lengkap ditulis pada sampul surat.

 

6. Salam Pembuka

Salam pembuka bentuknya baku dan formal dengan menggunakan Bahasa yang sopan.

 

7. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa yang baku.

 

8. Salam penutup

Salam penutup ditujukan untuk menunjukan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

 

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggung jawab.

 

10. Tembusan

Tembusan dapat dibuat jika surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

 

Demikian penjelasan singkat artikel mengenai pengertian, fungsi, jenis, ciri-ciri, dan struktur dari surat resmi. Semoga dapat bermanfaat. Jangan lupa untuk share ke temen-temen kalian supaya lebih mengerti tentang dunia surat menyurat. Silahkan jika ada kritik dan saran yang membangun, sekalian jika ada yang ingin request tentang masalah yang membingungkan soal teknologi  langsung saja kirimkan di kolom komentar dibawah.



Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Pengertian Surat Resmi: Fungsi, Jenis, dan Ciri-Ciri Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi: Fungsi, Jenis, dan Ciri-Ciri Surat Resmi

Pada kali ini kita akan membahas pengertian, fungsi, jenis, dan ciri-ciri dari surat resmi. Seperti yang kita ketahui bahwa surat resmi merupakan surat yang ditujukan khusus kepada instansi pemerintah atau pihak-pihak tertentu yang menggunakan bahasa baku. Untuk mengetahui lebih jelas lagi mengenai berbagai hal mengenai surat, khususnya dalam hal ini adalah surat resmi, mari kita simak artikel berikut ini.

 

Pengertian Surat Resmi

Apa yang dimaksud dengan surat resmi? Surat resmi atau dalam bahasa inggrisnya yaitu official letter adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi antara yang satu dengan yang lain secara formal/resmi.

Pembuatan surat resmi menggunakan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, seperti penggunaan Bahasa baku, isi surat resmi harus menggunakan kalimat yang efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai dengan keperluannya.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi ini akan tetap dibuat sesuai dengan aturan yang sudah ditentukan. Salah satu contoh dari surat resmi yaitu surat yang digunakan secara pribadi seperti surat undangan pernikahan.

 

Fungsi Surat Resmi

Pada surat resmi sendiri memiliki fungsi khusus yang tidak dapat kita temukan pada jenis surat yang lainnya. Berikut merupakan beberapa fungsi dari surat resmi.

  • Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis yang autentik dalam bentuk dokumen yang dimana isinya dapat dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan.
  • Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan.
  • Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu yang ditujukan untuk perorangan, lembaga, atau organisasi. Oleh karena itu surat resmi perlu untuk didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
  • Sebagai sarana pemberitahuan atau informasi mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya. Misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
  • Dapat juga digunakan sebagai historis dan bukti kronologis.
  • Sebagai pedoman kerja dalam melakukan sesuatu kegiatan atau aktivitas yang dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.

 

Meskipun saat ini teknologi yang canggih dapat dikatakan meredupkan keberadaan surat, seperti email (surat elektronik) atau yang lainnya, namun peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik itu keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan, dan keperluan lainnya.

 

Ciri-Ciri Surat Resmi

Berikut dibawah ini adalah ciri-ciri yang dimiliki surat resmi:

  • Surat resmi dibuat dengan menggunakan Bahasa yang singkat, padat, dan jelas, sehingga mudah dimengerti maksud dan isinya.
  • Surat resmi menggunakan Bahasa baku yang sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
  • Surat resmi bentuknya sangat sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.
  • Surat resmi tidak menggunakan bahasa imlisit, tapi Bahasa eksplisit.
  • Terlampir kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
  • Surat resmi dibutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
  • Di dalam surat resmi selalu dicantumkan perihal tanggal, nomor surat, alamat, tujuan, dan lampiran bila ada.

 

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah kalian membaca lengkap mengenai pengertian, fungsi, dan ciri-ciri, sekarang waktunya untuk mempelajari jenis-jenis surat resmi berikut penjelasan lengkapnya:

1. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank dan lain-lain.

 

2. Surat Perintah

Surat perintah  merupakan surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Seperti surat perjalanan dinas, dan lain-lain.

 

3. Surat Panggilan / Undangan

Surat panggilan / undangan adalah surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan dari pihak kepolisian, dan lain-lain.

 

4. Surat keputusan

Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini masih belum jelas. Biasanya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Seperti keputusan pengangkatan pegawai.

 

5. Surat Permohonan

Surat permohonan ini digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Seperti permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

 

6. Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu yang dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Seperti surat edaran pengumuman libur ujian.

 

Struktur Surat Resmi

Berikut merupakan beberapa bagian yang terdapat di dalam surat resmi.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Di bagian kepala surat terdiri dari :

  • Logo lembaga / instansi
  • Nama lembaga / instansi
  • Alamat, No. Telephone / fax, dan email lembaga / instansi

 

2. Nomor Surat

Pada surat dari lembaga / instansi pasti dilengkapi dengan nomor surat. Nomor surat akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

 

3. Tanggal Surat

Dalam surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Hal ini berfungsi sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut,

 

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran yang berupa dokumen atau hal yang lain yang mendukung surat tersebut.

 

5. Alamat Tujuan

Penulisan alamat pada surat singkat saja, karena biasanya alamat yang lengkap ditulis pada sampul surat.

 

6. Salam Pembuka

Salam pembuka bentuknya baku dan formal dengan menggunakan Bahasa yang sopan.

 

7. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa yang baku.

 

8. Salam penutup

Salam penutup ditujukan untuk menunjukan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

 

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggung jawab.

 

10. Tembusan

Tembusan dapat dibuat jika surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

 

Demikian penjelasan singkat artikel mengenai pengertian, fungsi, jenis, ciri-ciri, dan struktur dari surat resmi. Semoga dapat bermanfaat. Jangan lupa untuk share ke temen-temen kalian supaya lebih mengerti tentang dunia surat menyurat. Silahkan jika ada kritik dan saran yang membangun, sekalian jika ada yang ingin request tentang masalah yang membingungkan soal teknologi  langsung saja kirimkan di kolom komentar dibawah.



Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *